Managementondersteuner SG

Dit ga je doen

> Managementondersteuner voor de secretaris-generaal Functiebeschrijving Publiciteit over veranderingen in de zorg of berichten rond Prinsjesdag over de begroting van het ministerie. Dit maakt allemaal deel uit van de dynamische omgeving waarin jij als managementondersteuner werkt bij de directie Bestuurlijke en Politieke Zaken (BPZ). Je bent één van de onmisbare krachten die er achter de schermen voor zorgen dat alles op rolletjes loopt! Uitdaging en afwisseling volop, want hier is iedere dag weer een verrassing! Terwijl de (politieke) dynamiek om je heen reageert, bewaar jij de rust zodat de SG goed aan haar dag kan beginnen. Wat ga je doen als managementondersteuner? Jouw rol is uniek en belangrijk! Jij bent het vaste gezicht en de drijvende kracht achter het secretariaat van de Secretaris-Generaal op de 5e verdieping van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport in Den Haag. Dit is de plek waar de top van het ministerie haar werk verricht. Samen met de vaste management ondersteuner van de pSG en de flex managementondersteuner voor de SG en pSG, zorg je ervoor dat het secretariaat voor hen beiden goed loopt. Dat omvat in elk geval complex agendabeheer, vragen van de SG of collega’s tussendoor beantwoorden en vooruitkijken zodat overleggen van de SG goed voorbereid zijn. Daarnaast vorm je samen met de adviseur van de SG een goed duo. Jullie trekken o.a. samen op om de Bestuursraad en de Bewindspersonenstaf inhoudelijk en logistiek voor te bereiden en jullie bewaken de deadlines voor het aanleveren van de voorbereiding, zodat de definitieve stukken tijdig worden verstuurd en klaarstaan in iBabs. De dynamiek aan de top vraagt om een scherpe blik en grote flexibiliteit, jij anticipeert moeiteloos op veranderingen en weet goed in te spelen op wat de SG op dat moment van jou verwacht. Jij zorgt dat elk overleg tot in de puntjes is geregeld, inclusief de juiste stukken en annotaties. Waar dienstvervoer nodig is, stem je met de chauffeur de planning en reistijden goed af,. Komt er op het allerlaatste moment een spoedafspraak tussendoor? Geen stress, jij switcht direct en maakt het onmogelijke toch weer mogelijk. Integriteit en kunnen omgaan met vertrouwelijke informatie is een belangrijke competentie waar jij aantoonbaar ervaring mee hebt. Gelukkig sta je er niet alleen voor. Je werkt nauw samen met de andere managementondersteuners. Samen verdelen jullie de taken slim en zorgen jullie ervoor dat de ondersteuning op het hoogste niveau functioneert. Functie-eisen Als ideale kandidaat herken jij jezelf in de volgende punten: Hoge organisatiesensitiviteit : Je hebt een scherp ontwikkeld gevoel voor verhoudingen en jij voelt feilloos aan wat de SG van jou nodig heeft. Politiek - bestuurlijke antenne: Je hebt minimaal 5 jaar recente relevante werkervaring in een bestuurlijke of politieke omgeving. Je snapt de dynamiek binnen een ministerie. Je weet wanneer iets haast heeft en wanneer absolute discretie vereist is. Agendagoochelaar met overzicht : Grote, complexe en snel veranderende agenda’s schrikken jou niet af. Jij puzzelt juist tot alles perfect op elkaar aansluit. Daarnaast vorm je de perfecte twee-eenheid met de adviseur, Jullie vullen elkaar goed aan, schakelen snel en zorgen er samen voor dat de inhoud en de planning van de overleggen naadloos in elkaar overlopen. Baken van rust met humor: Hoe hectisch de dag ook wordt en hoe vaak de telefoon ook gaat, jij bewaart de kalmte. Met jouw relativeringsvermogen en gezonde dosis humor zorg je voor een positieve sfeer, Samenwerken: Je bent er voor de SG, maar werkt ook goed samen met je collega’s op de verdieping. Samen vormen jullie een hecht team dat op elkaar vertrouwt en elkaar helpt als dat nodig is. Communicatief en representatief: Je communiceert helder en je hebt een goede beheersing van de Nederlandse taal in spreken en schrijven. Je werkweek bestaat uit 36 uur en je bent flexibel, waarbij je ook indien nodig je collega van de pSG kunt vervangen. Het werk vereist grotendeels jouw inzet en aanwezigheid op kantoor, in goed overleg kan af en toe vanuit huis worden gewerkt. Meer over jouw toekomstige afdeling Je komt terecht in een hardwerkend maar hecht, gezellig en enthousiast team van 22 managementondersteuners (m/v). Het tempo ligt hoog en de dagen kunnen lang zijn. We kijken naar elkaar om en bieden zo nodig een helpende hand. We willen een professioneel team vormen en houden elkaar scherp als het gaat om verbeteringen in werkwijzen en samenwerking. Ons MO-team valt onder de directie Bestuurlijke en Politieke Zaken (BPZ). Hier werken bijna 80 collega’s in verschillende teams die jou graag leren kennen. Hoe ziet het inwerkprogramma eruit? Je krijgt een warme en persoonlijke ontvangst en wordt goed op weg geholpen door je leidinggevende en je collega-managementondersteuners. Omdat we het belangrijk vinden dat je je thuis voelt en je voldoende kennis van de organisatie en de secretariaten opdoet, zal het inwerken maatwerk zijn. Zodra het kan, zie jij het als een uitdaging om vol energie aan de slag te gaan! Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport Bij VWS zetten we ons in voor een gezond, fit en veerkrachtig Nederland. Met en voor iedereen. Wat we doen, doet ertoe en dat voel je. Je werkt samen met betrokken, bevlogen en deskundige mensen met een groot hart voor hun werk. Die elkaar zowel persoonlijke aandacht als professionele ruimte geven. Binnen een deskundige en daadkrachtige organisatie die voortdurend moet vernieuwen en in oplossingen denkt. Altijd vanuit zoveel mogelijk verschillende perspectieven. En in nauwe samenwerking met partners, collega-ministeries, zorgprofessionals en burgers. Talent als basis, diversiteit als kracht VWS stimuleert een inclusieve organisatiecultuur, waarin alle medewerkers actief betrokken en opgenomen worden in de groep. Waar medewerkers zichzelf kunnen zijn en zich vrij voelen om hun mening te geven. We zijn ervan overtuigd dat we op ons best zijn als wij een diversiteit aan perspectieven, achtergronden, oriëntaties en kennis in huis hebben. We bevorderen het werken in divers samengestelde teams en inclusieve leiderschapsvaardigheden. Hiermee houden we rekening tijdens de selectieprocedure. Je komt te werken in een omgeving met een informele prettige werksfeer, waar we hart hebben voor ons werk, samenwerken serieus nemen en topkwaliteit willen leveren. We hechten aan persoonlijke ontwikkeling en reflectie. We vinden het belangrijk dat je ruimte ervaart in de wijze waarop jij je werk uitvoert. VWS telt ruim 5500 medewerkers. Zij zijn voor een belangrijk deel werkzaam bij agentschappen, raden en inspecties. Op het kerndepartement werken ruim 2000 mensen. Het ministerie is ook verantwoordelijk voor een aantal ZBO’s (zelfstandige bestuursorganen), zoals de NZa (Nederlandse Zorgautoriteit), het CIZ (Centrum indicatiestelling zorg), het CAK (Centraal Administratie Kantoor) en het Zorginstituut Nederland. De directie Bestuurlijke en Politieke Zaken ( BPZ) De directie Bestuurlijke en Politieke Zaken (BPZ) is verantwoordelijk voor de ondersteuning en advisering van de politieke en ambtelijke top van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS). BPZ heeft tot kerntaak om met de directies te zorgen voor tijdige en kwalitatief hoogwaardige advisering die leidt tot goede besluitvorming door de politieke en ambtelijke top. Als regisseur en procescoördinator is BPZ een verbindende schakel tussen directies en uitvoeringsorganisaties en van en naar bewindspersonen, bestuursraadleden, interdepartementale partners en het parlement. De directie bestaat uit verschillende teams, waaronder bestuurlijke advisering, stukkenstroom, politieke advisering, managementondersteuning, beveiliging/BVA, FG, eigenaarsadvisering en bedrijfsvoering, kabinet & protocol. Bij de directie werken zo’n 80 mensen. Binnen team Bestuurlijke advisering staan inhoudelijke verbindingen, overzicht houden over onderwerpen die spelen en het regisseren van processen en procedures centraal. Bijzonderheden Het gaat om een functie voor 32 tot 36 uur, verspreid over 4 dagen, van dinsdag tot en met vrijdag en grotendeels op kantoor; Meer weten over de functie of eerst eens kennismaken met een directe collega? Bel gerust met Mariska Lukus (MT-lid en Manager Secretariaten BPZ) op of mail via [email protected] ; Omdat je in deze functie met vertrouwelijke informatie werkt, kunnen we tijdens de sollicitatieprocedure om referenties vragen. Ben je nog niet in dienst bij de Rijksoverheid, dan vragen we om een Verklaring Omtrent het Gedrag; Een veiligheidsonderzoek B maakt onderdeel uit van de aanstellingsprocedure; Ben je een verplichte van-werk-naar-werk-kandidaat? Dan vragen wij je om een kopie van je aanwijzingsbrief mee te sturen bij je sollicitatie; Als je al in vaste dienst van het Rijk en een vaste aanstelling hebt, dan kun je op basis van je vaste aanstelling ook bij ons in dienst treden. Dienstverband: Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd Salarisniveau: 9 Contractduur: 1 jaar, met uitzicht op onbepaalde tijd bij goed functioneren. Maximaal aantal uren per week: 36 Overige arbeidsvoorwaarden Naast je salaris ontvang je nog veel meer. Bijvoorbeeld: Een individueel keuzebudget (IKB) waarmee je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf kunt samenstellen. Zo kun je bijvoorbeeld een deel van je salaris eerder laten uitbetalen of extra verlofuren kopen. Voor een deel vanuit huis werken als je functie dat toelaat. Veel mogelijkheden om jezelf te ontwikkelen. Zowel binnen je baan als op persoonlijk gebied. Je krijgt een OV-chipkaart waarmee je reist voor je woon-werkverkeer. Met deze kaart reis je ook door heel Nederland als je voor het werk op pad gaat.

Hier kom je te werken

> Over Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport VWS werkt aan een gezond, fit en veerkrachtig Nederland. Ruim 6.700 mensen zetten zich in voor goede en betaalbare zorg en ondersteuning, een gezonde levensstijl, voldoende beweging, (top)sportvoorzieningen en goede voeding. Ons werk is betekenisvol, wat maakt dat onze mensen hun baan écht leuk vinden. Dat zorgt voor een goede sfeer, waarbij je vrijheid hebt in je werk. We willen dat iedereen wordt gezien, gehoord en gewaardeerd in een veilige werkomgeving. Het werk is nooit saai, want we moeten voortdurend vernieuwen en met oplossingen komen. Hierbij denken we niet alleen vanuit onszelf. We luisteren ook goed naar de mening van anderen. We vinden het daarom belangrijk dat jij jezelf kunt zijn en je mening durft te geven. Zo leren we van elkaar. Want we kunnen het niet alleen. We werken daarom samen met partners, andere ministeries, professionals uit de zorg en natuurlijk inwoners van Nederland. Bij het beleidsdepartement van VWS werken ruim 2.000 mensen. Daarnaast werken nog eens 4.700 mensen bij de concernpartners van VWS. Zoals het Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu (RIVM), de Nederlandse Sportraad en de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ). Ook zijn we verantwoordelijk voor een aantal zelfstandige bestuursorganen. Zoals het Zorginstituut, de Dopingautoriteit en het College Beoordeling Geneesmiddelen. Samen beter. Doe je mee?